ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ В СФЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ МЕРОПРИЯТИЙ (4-7)

4 Национальная ассоциация ученых (НАУ) # 53, 20 20
СОЦИОЛОГИЧЕСКИЕ НАУК И

ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕН ИЯ ПРОЕКТОМ В СФЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ МЕРОПРИЯ ТИЙ

Федотов Михаил Владимирович
стар ший преподаватель
Московского Автомобильного -Дорожного Технического Университета (МАДИ) ,
Игнатов Максим Сергеевич
студент 4 курса
Московского Автомобильного -Дорожного Технического Университета (МАДИ)
г.Москва
DOI: 10.31618/nas.2413 -5291.2020.2.53.161
Аннотация
В данной публикации представлены особенности проектного подхода в практике event менеджмента,
его наиболее эффективные методологии управления, учитывающей все специфические особенности event -
индустрии.
Abstract
This publication presents the features of the project approach in the practice of event management, its most
effective management methodology, taking into account all the specific features of the event industry.
Ключев ые сло ва: управление проектом, event -менеджер, планирование, смета, обязанности.
Keywords: project management, event -manager, planning, budget, responsibilities.

Деятельность проектного менеджера
отличается своим обширным обхватом сфер
функционирования, чем привлекает к себе
пристальное внимание людей, которым
необходима продуктивная реализация задач,
требующих максимально быстрое воплощение в
жизнь. Одной из таких сфер является проектная
деятельность в сфере организации ивент
мероприятий, которую мы дета льно рассмотрим
далее.
Для наиболее детального раскр ытия
специфики организации ивент проектов
необходимо обладать точным понимаем данного
понятия, в связи с этим мы предварительно изучим
точное определение.
Event – специальное мероприятие,
инструмент событ ийного маркетинга,
позволяющий манипулировать мнением и
поведением специально приглашенной на событие
аудиторией.
Event -менеджер – это маркетинговый
специалист по организации, проведению,
планированию ивент -проекта.
Event -проект – событие, описанное в виде
замысла, представленное в виде плана, с
обоснованием и
экономическими расчетами и воплощённое
в форму специального мероприятия, служащего
целям маркетинга.
Для проектного менеджера деятельность в
данной области выделяются характерные
особенности работы:
• Временная особенность - жесткий
«deadline» ;
• Особенности просчета - процесс
составления сметы проекта;
• Особенности реализации - распределение
обязанностей/делегирование полномочий между
членами команды.
Для понимания как эти особенности
проявляют себя в практ ической деятельности нам
необхо димо прибегнуть к рассмотрению
конкретного примера. Личная деятельность в сфере
изучаемой профессии сталкивала меня с проектной
организацией ежегодного районного праздника
приуроченного ко Дню Молодежи Ленинского
Муниципально го района. Специфика данного
пр аздника состоит в том, что:
- Все участники принадлежать целевой
аудитории 18 -20 лет;
- Их количество ограничено до 500 - 600
человек;
- Административная значимость на
муниципальном уровне;
- Концепция мероприятия должна
придерживать ся идейной линии и нести в себе
актуальных характер для целевой аудитории;
- Проходит в двадцатых числах июня;
- Ограниченный денежный бюджет 1 000
000 - 1 500 000 рублей;
- Тендерная система получения заказа
основанная на аукционном розыгрыше.
Имея ясное предст авление по специф ике
меропр иятия мы углубимся в изучение
особенностей реализации данного проекта.
Важно понимать, что event -мероприятия
имеют чёткий событийный характер, исходя из
этого время внутри организационного процесса
ограничено. Для успешной реализ ации проекта
данный факт обязывает придерживаться
составленному ранее плану действий, который
регламентируется временным ал горитмом. Момент

Национальная ассоциация ученых (НАУ) # 53, 20 20 5
планирования, он же момент инициации этого
события происходит задолго до непосредственной
реализации, а в нашем случ ае за пять месяцев до
мероприятия. Этот временной отрезок заключает в
себе несколько этапов:
Планирование реализации;
Испол нение;
Закрытие проекта.
Планирование проекта – непрерывный
процесс, направленный на определение и
согласование наилучшего способа действий для
достижения поставленных целей проекта с учетом
всех факторов его реализации.
Основным результатом этого этапа является
план проекта. Однако, процесс планирования не
завершается разработкой и утверждением
первоначального плана проекта. В ходе
осу ществления проекта могут происходить
изменения как внутри проекта, так и во внешнем
окружении, которые требуют уточнения пл анов, а
часто значительного перепланирования. Поэтому
процессы планирования могут осуществляться на
протяжении всего жизненного цикла проекта.
Особенность планирования заключается в наличии
жестких требований к дате окончания проекта,
когда сдвиг сроков пр оведения мероприятия
фактически означает срыв всего проекта.
В момент возникновения необходимости в
реализации какого -либо проекта, а в нашем случае
дня молодежи, сразу возникают неотъемлемые в
данной сфер е факторы контроля и мониторинга
деятельности коман ды и подрядчиков. Но
менеджеру проектной деятельности важно
учитывать всю необходимость временного
контроля. Без этого фактора успешн ая реализация
проекта невозможна. Одна из задач обеспечить
мероприятие фудкортом, используя услуги
кейтеринга. Если временн ая привязанность данной
задачи будет упущена или вовсе не прописана
изначально, компании, которым мы предложим
сотрудничество не за 3 месяца до
непосредственной реализации, а к примеру за 3
недели, могут либо завысить цены своих услуг,
которые не будут впи сываться в рамки бюджета,
либо вовсе откажутся сотрудничать, что приведёт к
невыполнению требований заказчика мероприятия.
Стоит отме тить, что данное временное упущение
повлечёт за собой следующие последствия:

Условия договора с
заказчиком Задача Исполнение Закрытие
проекта
Подписание акта
выполнены работ
Реализация проекта
производится за личные
средства исполнителя и
обязывает его соблюсти
все условия договора, в
случае, если условия
прописанного договора
нар ушаются, заказчик в
праве заплатить
исполнителю меньшую
сумму.
Обеспечение
выпускников
едой и
напитками на
протяжении
всего
мероприятия.
Найм
кейтеринговой
службы.
В связи с
нар ушением
време нного
исполнения
задачи данное
условие
договора
нарушено.
На данном этапе м ы
сталкиваемся с
последствиями
нарушения дедлайна
задачи.

Вариант 1
Кейтиринговая
компания соглашается
на обеспечение в
повышенном тарифе и
исполнитель
доплачивает раз ницу
из своего кармана.

Вариант 2
Кейтеренговые
компании
отказываются
сотрудничать с нами и
мы остаёмся без
фудкорта, за что
выплатим
существенный штраф
заказчику за
нарушение договора.

Следовательно несоблюдение временного
планирования в данной проект ной деятельности
несёт за собой неизбежные санкции в виде штрафов
со стороны заказчика.
Эффективное планирование также важно при
составление общей сметы проекта. И происходит
это на этапе инициации, а точнее в момент
тендерного розыгрыша. Смета проекта - это расчет

6 Национальная ассоциация ученых (НАУ) # 53, 20 20
предстоящих расходов на осуществление какой -
либо деятел ьности. В независимости от сложности
объекта, смета проекта просто необходима при
финансировании, например, из бюджета. В этом
случае, она еще и утверждена в законодательном
порядке. Получит ь разрешение на проведение, как
в прочем и деньги, в этом случае, не имея на руках
сметной документации, невозможно .
Составление сметы проекта по праву можно
считать самой трудоёмкой задачей , ведь составляя
смету проекта на нашем примере, задача стоит
след ующая: мы должны за ограниченный
муниципальный бюджет выполнить все условия
договора, при этом не жертвуя качеством
наполнения мероприятия, реализовать его на
высшем уровне так, чтобы удовле творить
потребности целевой аудитории гостей и не выйти
за рамки ограниченого бюджета. Чтобы уложиться
в бюджет нужно сформировать определенные
статьи расходов, а в нашем случае:
• Режиссёрско -постановочная группа;
• Постановочные расходы;
• Артисты;
• Прочие расх оды.
Проработав идейную концепцию переходим к
детальному расчёту созданных в статьях групп
расходов:

Краткий пример
Аренда кабриолета
Наименование Количество Стоимость Сумма
Арекенда Cadillac Deville час 4 5000 20000
Прожектор 50 Вт. 4 500 2000
Банерная конструкция 2 х 3 1 2500 2500
Итого: 24500

Статья расхо дов в данном случае относится к
постановочным расходам «welcome » зоны.
Заключительным этапом составление сметы
является сведение всех сумм с каждой из статей в
общий итог, далее из полученной цифры мы
высчитываем ещё 10% для резерва на
непредвиденные расхо ды. Эти 10% и сумму
которая у нас получилась мы складываем и
получаем конечный итог просчёта мероприятия
или иначе говоря конечную сме ту всего
мероприятия.
При реализации любого проекта важной
частью является распределение обязанностей и/или
частичное их делегирование между членами
команды проекта. От грамотности проведения
данного этапа зависит качество и скорость
реализации работы. Раз нообразию и креативности
должностных обязанностей event -менеджера
можно только позавидовать, сюда относится:
• общение с зак азчиком ;
• разработка концепции и сценария
мероприятия ;
• составление бюджета , смет, планов и
строгое следование им;
• выбор помещения , офор мления зон;
• контроль за всеми процессами в ходе
мероприятия ;
• поиск и заключение договоров с
подрядчиками , партнерами и пос тавщиками,
руковод ство их работой;
• согласование работы с заказчиком ;
• составление отчетности по итогам
мероприятия ;
• ведение документооборота и контроль
оплаты счетов ;
И это далеко не весь перечень должностных
обязанностей менеджера event -мероприятия при
реа лизации проектной деятельности в сфере
организации мероприятий. Важно отметить, что
точное понимание зоны ответственности позволяет
своевременно и максимально эффективно
выполнять поставленные задачи, чтобы добиться
желаемого результата.
Благодаря понимани ю проектных
особен ностей, менеджер сокращает вероятность
допущения ошибок, тем самым увеличивает
результативность своей раб оты.
Проектная деятельность позволяет выявить
необходимые источники финансирования,
подобрать исполнителей через процедуру
тендерного розыгрыша, подготовить и заключить
контракты, определить сроки выполнения проекта,
составить график его реализации и рассч итать
ресурсы, провести анализ затрат, планировать и
учитывать риски, организовать реализацию
проекта, в том числе подобрать команду и

Национальная ассоциация ученых (НАУ) # 53, 20 20 7
обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.
К настоящему времени управление проектами
стало признанной во всех разви тых странах
методологией инвестиционной деятельности
успешно используемой для самых различных
проектов.

Литература:
1. Ивасенко А.Г. Управление проек тами:
Учеб. пособие. – Новосибирск: СГГА, 2007. – С.
341.
2. Володин В. В. Управление проектами : учеб.
пособие / В. В. Володин. – Москва : ММИЭИФП,
2006. – С. 238.
3.Инновационный менеджмент. – М., 2010. –
С. 168.
4. Ильин В.В. Проектный ме неджмент. – М.,,
2007. – С. 124.